Regionale samenwerking is belangrijk om oplossingen te vinden voor mensen met een Wlz-indicatie die dakloos (dreigen te) raken. Het gaat om samenwerking tussen gemeenten, zorgkantoren, Wlz-zorgaanbieders en andere betrokken partijen.
Stappenplan
Iedere regio is anders. Toch leert de ervaring dat een succesvolle aanpak vaak begint met dezelfde stappen.
Voordat je dit stappenplan gebruikt
Het stappenplan helpt regio’s om signalen en casuïstiek te vertalen naar structurele afspraken voor mensen met een Wlz-indicatie die dakloos zijn of dreigen te worden. Een casus kan de aanleiding vormen, maar het stappenplan is niet bedoeld voor het oplossen van één acute casus.
Aansluiten bij de praktijk
Het stappenplan is gebaseerd op lessen uit tien pilotregio’s. Het biedt houvast, maar is geen vaste werkwijze. Sluit zo veel mogelijk aan bij bestaande regionale structuren en gebruik alleen de stappen die voor het regionale vraagstuk nodig zijn.
Stap 1
Start
Het proces begint vaak met signalen uit de praktijk. Mensen met een Wlz-indicatie raken dakloos, dreigen dat te worden of verblijven langdurig in de maatschappelijke opvang.
Wie
Het uitgangspunt is:
- De betrokken Wlz-zorgaanbieder herkent de signalen over (dreigende) dakloosheid zo vroeg mogelijk en acteert hierop.
- De zorgaanbieder houdt het zorgkantoor hierbij op de hoogte.
In de praktijk is het vaak de gemeente of de maatschappelijke opvang (MO) die constateert dat iemand met een Wlz-indicatie dakloos is geraakt.
Wat te doen
Agendeer signalen van (dreigende) dakloosheid bij betrokken partijen. Kijk daarbij verder dan de individuele casus. Denk aan:
- Cliënten die na detentie zonder een passende plek zitten.
- Cliënten zonder zorg nadat zij een Wlz-indicatie kregen.
- Onduidelijkheden in verantwoordelijkheden van aanbieders en zorgkantoor.
Is er sprake van een patroon? Agendeer dit dan als regionaal vraagstuk.
Beoogd resultaat
Relevante partijen (gemeente, MO, zorgkantoor en Wlz-aanbieders) in de regio herkennen de signalen uit de praktijk en willen samen aan oplossingen werken.
Vertaal casuïstiek naar een regionaal vraagstuk
Agendeer terugkerende signalen als regionaal vraagstuk, niet uitsluitend als individuele casuïstiek.
Voorbeeld: In een pilotregio kwamen steeds meer cliënten met een Wlz-indicatie in de opvang terecht. Het was lastig om hierover contact te krijgen met het zorgkantoor. Eerst werden deze signalen per cliënt bij andere partijen neergelegd. Dat gaf geen oplossingen. De gemeente is deze signalen gaan bundelen. Door het totaalbeeld zichtbaar te maken, werd duidelijk hoe groot en urgent het probleem was. Dat hielp om het vraagstuk gezamenlijk regionaal op te pakken.
Wacht niet tot alle feiten en cijfers bekend zijn
Je kunt starten vanuit signalen uit de praktijk en daarna samen onderzoeken om welke doelgroep en knelpunten het precies ging. De pilotregio’s zijn gestart toen de urgentie duidelijk was, maar nog niet precies bekend was welke knelpunten oplossingen in de weg stonden. Juist het scherper krijgen hiervan was onderdeel van de pilots.
Stap 2
Welke partijen
Relevante partijen zijn in ieder geval gemeenten, maatschappelijke opvang, zorgkantoren en Wlz-aanbieders. Afhankelijk van de regionale situatie kunnen ook betrokken worden: VG-aanbieders, bemoeizorgpartijen, cliëntondersteuning, zorg- en veiligheidshuizen, GGD'en of partijen rondom detentie en re-integratie.
Beoogde resultaten
- De benodigde partijen zijn betrokken.
- Bestuurders hebben zich gecommitteerd aan het maken van gezamenlijke afspraken.
- Er is een passende werkstructuur ingericht die zoveel mogelijk aansluit bij bestaande overlegtafels.
Betrek ook VG-aanbieders
Betrek niet alleen de GGZ-aanbieders, maar ook VG-aanbieders. Uit de praktijk is bekend dat een deel van de doelgroep een verstandelijke beperking heeft of een Wlz-indicatie heeft op grond van een verstandelijke beperking.
Sluit aan bij bestaande regionale samenwerkingstafels
Het helpt om bij bestaande overlegtafels tot afspraken te komen, in plaats van een nieuw overleg met alle partijen op te zetten. Dat scheelt tijd in de organisatie en vaak worden dezelfde cliënten daar al besproken.
Pilotregio’s sloten bijvoorbeeld vaak aan bij de Regiokaart Complex of, in één regio, bij de stuurgroep voor de levensloopaanpak.
Bespreek het vraagstuk daar waar het past en nodig ontbrekende partijen uit. Richt alleen een nieuw overleg in als er geen passende bestaande tafel is.
Organiseer bestuurlijk commitment
Laat bestuurders vanaf het begin uitspreken dat zij samenwerkingsafspraken willen maken. In de uitvoering zijn gesprekken over rollen, verantwoordelijkheden en knelpunten soms spannend. Bestuurlijk commitment helpt dan om door te blijven gaan en vergroot draagvlak voor de afspraken.
Zorg dus vanaf het begin voor bestuurlijk commitment van gemeenten, maatschappelijke opvang, zorgkantoren en Wlz-zorgaanbieders.
Richt een passende governancestructuur in
De pilotregio’s hebben verschillende manieren gebruikt om tot samenwerkingsafspraken te komen. Een veelgebruikte opzet is:
- een of twee trekkers of projectleiders;
- een klein kernteam voor de voortgang;
- een bredere werkgroep voor de inhoudelijke uitwerking;
- een bestuurlijke groep of stuurgroep voor besluitvorming en borging.
Voor de werkgroep en bestuurlijke groep sloten regio’s waar mogelijk aan bij bestaande overlegtafels.
Stap 3
Hoe
De doelgroep en de aard van het vraagstuk in beeld brengen kan met behulp van casuïstiek, dossieronderzoek, regionale uitvragen en beschikbare data.
Doel
Het doel is om van losse signalen naar een gezamenlijk beeld van de doelgroep en het vraagstuk te komen. Daarbij gaat het om:
- De omvang van de doelgroep
- De kenmerken van cliënten
- Woonzorgbehoeften van cliënten
- De manieren waarop zij dakloos zijn geworden of dreigen te worden.
Inzicht in de aard en omvang van het vraagstuk binnen de regio helpt om prioriteiten te stellen, knelpunten verder te analyseren en gericht te bepalen welke afspraken nodig zijn.
Beoogd resultaat
Er is een gezamenlijk beeld van de doelgroep:
- om welke cliënten gaat het.
- Hoe groot is de groep ongeveer.
- Welke woonzorgbehoeften komen terug.
- Via welke routes zijn deze mensen dakloos geworden.
Dit helpt om de focus van de samenwerkingsafspraken beter te bepalen.
Het beeld hoeft nog niet volledig te zijn om verder te gaan met de analyse van knelpunten. Verdere verdieping kan ook onderdeel worden van het nieuwe werkproces. Voorkom dat deze stap te veel tijd gaat kosten.
Tools
- Invulformat omvang doelgroep met indicaties (te downloaden als Excelbestand)
- Wlz-check
Baken de doelgroep af
Maak expliciet welke cliënten onderdeel zijn van de aanpak. Keuzes die regio’s hierin kunnen maken zijn:
- Wlz-ggz en/of VG
Richt de aanpak zich bijvoorbeeld alleen op Wlz-ggz-cliënten of ook op mensen met een VG-indicatie? De meeste pilotregio’s nemen beide groepen mee.
- Dakloos of ook dreigend dakloos
Gaat de aanpak alleen over mensen die al dakloos zijn of ook over het voorkomen van dakloosheid? Denk daarbij ook aan afspraken over zorgbeëindiging of uitstroom uit detentie. Pilotregio’s maakten hierin verschillende keuzes.
- Alleen cliënten in de MO of ook daarbuiten
Geldt de aanpak alleen voor cliënten in de maatschappelijke opvang (MO) of ook voor dakloze mensen daarbuiten (op straat of bij naasten)?
Breng de doelgroep breed in beeld
Kijk niet alleen naar het aantal cliënten en de indicaties, maar ook naar wat zij nodig hebben. De pilotregio’s brachten naast aantallen en indicaties ook woonzorg- en ondersteuningsbehoeften in beeld. Denk aan benodigde woonvormen, begeleidingsintensiteit, verslavingsproblematiek en specialistische ondersteuningsbehoeften. Het woonzorgprofiel in de afbeelding helpt om deze behoeften te ordenen en vraag en aanbod op elkaar te laten aansluiten.
Je kunt hiervoor het Invulformat omvang doelgroep en indicaties (te downloaden als Excelbestand) gebruiken.
Het beeld hoeft niet volledig te zijn voordat je verdergaat met het maken van samenwerkingsafspraken. Het verder in beeld brengen van de behoeften van cliënten kan ook onderdeel worden van het nieuwe werkproces.
Voer standaard een Wlz-check uit
Door vanaf het begin standaard een Wlz-check uit te voeren krijg je cliënten met een (mogelijke) Wlz-indicatie beter in beeld. Hierover kun je concrete afspraken maken.
Stap 4
Concretisering
De knelpunten spelen vaak op meerdere niveaus. In deze stap maak je de knelpunten zo concreet mogelijk.
- Waar in het proces ontstaat het probleem?
- Welke partijen zijn betrokken?
- Wat zijn de gevolgen voor cliënten?
- Welke oorzaken liggen onder de knelpunten die zichtbaar worden?
- Is het een incident of is het probleem in meer casussen zichtbaar?
- Kan het knelpunt met regionale samenwerkingsafspraken worden opgelost? Of ligt de oorzaak in beschikbaar aanbod, wet- en regelgeving of een landelijk vraagstuk?
Beoogd resultaat
De regio weet waar cliënten vastlopen, hoe dat komt en welke rol iedere partij daarin heeft. Ook is duidelijk welke knelpunten regionaal kunnen worden aangepakt en welke vraagstukken mogelijk om bredere of landelijke aandacht vragen.
Tools
- Werkblad knelpuntenanalyse, te vinden op de downloadpagina.
Orden knelpunten in herkenbare thema's
Denk aan aanbod, toeleiding, eigenaarschap, samenwerking, financiering en monitoring. Dit geeft overzicht en vormt een goede basis voor oplossingsrichtingen en samenwerkingsafspraken. Je kunt hierbij het Werkblad knelpuntenanalyse gebruiken, te vinden op de downloadpagina.
Doorleef de knelpunten gezamenlijk
Het helpt om de knelpunten in een gezamenlijke sessie met alle betrokken partijen te bespreken. Zo ontstaat meer begrip voor elkaars praktijk en voor de gevolgen van knelpunten in de samenwerking. In de pilotregio's was bijvoorbeeld niet altijd voor iedereen duidelijk wat het voor professionals betekent als zij moeilijk contact krijgen met een andere organisatie. Of wat onduidelijkheden over verantwoordelijkheden doen.
Stap 5
Prioriteren
Niet alle knelpunten kunnen tegelijkertijd worden aangepakt. Daarom is het belangrijk om gezamenlijk keuzes te maken: welke doelgroep staat centraal, welke knelpunten hebben prioriteit en welke resultaten wil de regio (als eerste) bereiken?
Beoogd resultaat
Een regionaal plan van aanpak met het beoogde resultaat, de acties die worden uitgevoerd, de verantwoordelijke partij(en), de planning en de randvoorwaarden voor uitvoering en voortgang.
Hoe
Iedere regio kan het plan van aanpak op een manier vormgeven die past bij de regionale situatie. Zo kan worden gewerkt met bouwstenen of thema's, of kan de aanpak worden ingericht rondom specifieke knelpunten of werkprocessen.
Het plan van aanpak hoeft geen uitgebreid afzonderlijk document te zijn. Houd het zo praktisch en beknopt mogelijk. Het gaat erom dat betrokken partijen gezamenlijk vastleggen welke knelpunten zij als eerste aanpakken, wat daarvoor nodig is, wie welke actie oppakt en hoe de voortgang wordt gevolgd.
Tools
- Voorbeeld van een plan van aanpak uit de regio (op te vragen per mail ).
Stap 6
Beoogd resultaat
Concrete regionale samenwerkingsafspraken over de onderwerpen waarvoor dit nodig is. Daarin is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, wie wanneer aan zet is en hoe partijen samenwerken. Ook is afgesproken hoe de afspraken worden beheerd, geëvalueerd en waar nodig herzien.
Hoe
Niet ieder knelpunt vraagt om uitgebreide of formele samenwerkingsafspraken. Kijk eerst wat binnen de bestaande samenwerking praktisch kan worden opgelost (‘quick wins’). Leg afspraken vast waar dit nodig is om duidelijkheid en continuïteit te bieden. Maak bijvoorbeeld afspraken over signalering, toeleiding, rollen en verantwoordelijkheden, gegevensdeling, proces- en casusregie, escalatie, overbruggingszorg en financiering.
Borging
Spreek af wie eigenaar is van de samenwerkingsafspraken en wanneer zij worden herzien. Bepaal afhankelijk van de aard van de afspraken of bestuurlijke vaststelling nodig is. Zo blijft duidelijk wie verantwoordelijk is voor het beheer en de actualisatie van de afspraken.
Structureer acties en samenwerkingsafspraken
Het kan helpen om de aanpak uit te werken in bouwstenen, werksporen of thema’s. Dit kan op verschillende manieren. Twee voorbeelden uit de pilotregio's:
- Samenwerkingsafspraken aan de hand van drie werksporen:
- Zorgbeëindiging,
- Toeleidingsproces
- Overbruggingsplekken
- Vijf inhoudelijke bouwstenen zijn samengevoegd tot een overkopelende werkwijze:
- Zorg op maat
- Regie op traject
- Toerusten MO op doelgroep
- Regionale afspraken over uitstroom
- Verbeteren registratie overbruggingsplekken
Begin met concrete verbeterpunten en 'quick wins'
Kies naast de grotere opgaven ook voor enkele verbeteringen die snel uitvoerbaar zijn. Zichtbare resultaten helpen om draagvlak en energie in de samenwerking vast te houden. Zie hiervoor voorbeelden van quick wins.
Leg afspraken bestuurlijk vast
Bestuurlijke vaststelling helpt om afspraken te borgen en verantwoordelijkheden duidelijk te beleggen.
Toets afspraken aan de dagelijkse praktijk
Bespreek concrete casussen om na te gaan of de afspraken werkbaar zijn voor professionals en cliënten.
Stap 7
Beoogd resultaat
De samenwerkingsafspraken worden toegepast in de dagelijkse praktijk. Betrokken professionals weten welke afspraken gelden, wie zij wanneer moeten betrekken en waar zij de benodigde procesbeschrijvingen, contactgegevens en hulpmiddelen kunnen vinden.
Hoe
Maak duidelijk wat de afspraken betekenen voor de dagelijkse werkwijze van professionals. Ondersteun dit met procesbeschrijvingen, contactpersonen, formats, werkafspraken, casuïstiektafels of werkbijeenkomsten.
Randvoorwaarden
Zorg dat de randvoorwaarden op orde zijn, zoals capaciteit, mandaat, informatie-uitwisseling en aansluiting op bestaande regionale overlegstructuren.
Overweeg een projectleider aan te stellen
In twee pilotregio's is ervoor gekozen een projectleider aan te stellen om de regionale samenwerking op te starten en het proces te coördineren. Een projectleider kan helpen om de voortgang te bewaken, partijen betrokken te houden en afspraken verder uit te werken.
Maak afspraken bekend bij professionals
Zorg dat professionals weten welke afspraken gelden, wie zij kunnen benaderen en waar zij procesbeschrijvingen en contactgegevens vinden.
Twee pilotregio’s maakten hiervoor een toegankelijke infographic. Ook organiseerden regio’s een gezamenlijke feestelijke bijeenkomst om professionals mee te nemen in de nieuwe werkwijze.
Stap 8
Beoogd resultaat
De regio volgt periodiek of de samenwerkingsafspraken in de praktijk werken en wat deze opleveren voor cliënten en de samenwerking tussen partijen. Er is afgesproken wat wordt gemonitord, wie dit doet en wanneer de resultaten worden besproken. Op basis daarvan worden de samenwerkingsafspraken waar nodig bijgesteld
Hoe
Werk met een beperkt aantal duidelijke indicatoren, die iets zeggen over de samenwerking tussen partijen én over wat deze samenwerking voor cliënten oplevert. Denk bijvoorbeeld aan:
- Komen cliënten eerder in beeld?
- Zijn de juiste partijen sneller betrokken?
- Is duidelijk wie de regie voert?
- Kunnen cliënten sneller terecht op een passende vervolgplek?
Combineer deze informatie met periodieke bespreking van concrete casuïstiek en ervaringen van professionals. Zo ontstaat niet alleen inzicht in wat er gebeurt, maar ook in waarom afspraken wel of niet werken.
Bijstellen
Gebruik de uitkomsten van de monitoring en evaluatie om samenwerkingsafspraken waar nodig aan te scherpen, knelpunten opnieuw te agenderen en de regionale aanpak actueel te houden.