Slim omgaan met administratie bij kleinschalige zorginitiatieven

Voldoen aan wet- en regelgeving zorgt voor administratieve lasten die weer tijd en geld kosten. Hoe kun je hier als kleinschalig zorginitiatief, met minder mensen en beperkte middelen, aan voldoen? We vroegen het Ton van der Veer, initiatiefnemer van Stichting Pim in het Brabantse Dorst.

Stichting Pim is een kleinschalig zorginitiatief voor jongeren met een meervoudige beperking. Bij stichting Pim wonen 16 jongeren, ontvangen 22 jongeren dagbesteding en logeren regelmatig kinderen en jongeren als gast. “Wij willen dat onze jongeren, ondanks hun beperking, een mooi leven hebben”, vertelt initiatiefnemer Ton van der Veer. “Dat betekent niet alleen eten geven en luiers verschonen, maar ook zinvolle dagbesteding, waarbij we respect en aandacht hebben voor deze jongeren. Heel veel aandacht.”

Stichting Pim

Voldoende handjes

Om dat te organiseren heb je als zorginstelling voldoende handjes nodig, vindt Van der Veer. “Als je echt aandacht wil hebben, kost dat tijd. We kunnen geen aandacht voor onze jongeren hebben, terwijl we de administratie doen. Dus is voldoende personeel nodig. Bovendien willen we naast kwaliteit ook kwantiteit van zorg bieden. Als we dan meer personeel aannemen, willen we het geld dat we ontvangen wel goed besteden. Om dat te kunnen doen, willen we zo min mogelijk mensen op kantoor en zoveel mogelijk mensen met de handen aan het bed. We willen niet dat geld voor zorg besteed wordt aan personeelszaken, technische dienst en allerlei afdelingen binnen de organisatie die eigenlijk geen zorg leveren.”

Doelmatigheid

“In Nederland ligt de nadruk in de zorg op rechtmatigheid. Kloppen de papieren wel? Tijdens een bezoek van de inspectie wordt al het papierwerk nagekeken. Als je het goed op papier hebt staan, is het blijkbaar goed. Wat mij betreft zegt dat niets over de uitvoering. Ik zou zeggen: controleer op doelmatigheid. Geven we als organisatie goede zorg en besteden we het geld goed? Vraag tijdens een inspectie om een rondleiding in plaats van inzage in al het papierwerk. Iemand die met verstand van zaken rondloopt in een instelling, ziet na tien minuten al of er goede zorg wordt geleverd of niet. Op deze manier voorkom je dat zorginstellingen te weinig zorgverlenend personeel hebben, omdat de nadruk op kantoor ligt.”

Meervoudig beperkt

“Mijn zoon Pim is meervoudig beperkt. Hij heeft op zijn vierde een epileptische aanval gehad en is in coma geraakt. Nu is hij 21 en heeft hij het niveau van iemand van 8-9 maanden. Dat is volgend jaar niet in een keer anders, maar waar wij tegenaan lopen is dat we ieder jaar opnieuw aan moeten tonen dat hij zorg nodig heeft. Iedere dag moeten we noteren wat we voor hem hebben gedaan en wie het gedaan heeft, waarbij we moeten laten zien of deze persoon hier wel geschikt voor was. We zouden het mooi vinden als er vanuit de overheid (die wet- en regelgeving maakt) meer vertrouwen is.”

Stichting Pim

Kleinschalig

Stichting Pim is en blijft heel bewust een kleinschalige organisatie. “Als je als instelling klein blijft, kan één persoon alle kantoortaken op zich nemen. Binnen Stichting Pim ben ik manager en bestuurder, maar ook klusjesman en personeelszaken. Ik kan eigenlijk de hele organisatie in mijn eentje draaien. Ook blijven we zoeken naar mogelijkheden. Wat kan wel? We zetten alles op papier, herhalen en knippen-plakken waar nodig. Onze medewerkers hebben daardoor naast een klein, gebruikelijk deel administratie vooral aandacht voor de jongeren."

Praktijkinitiatief rommelruimte

Wat is de regelvrijheid van organisaties en professionals bij complexe zorgvragen? Hoe kun je anders kijken naar en omgaan met wet- en regelgeving? OPaZ onderzocht met het praktijkinitiatief ‘Rommelruimte’ de mogelijkheden en bracht de succesfactoren in kaart. We organiseerden kleine bijeenkomsten, werden uitgenodigd door kleinschalige zorg- en wooninitiatieven zelf en voerden met hen persoonlijke gesprekken. Ook Ton van der Veer van Stichting Pim werkte mee. De opbrengsten van al deze gesprekken en bijeenkomsten verzamelden we in het Rommeldossier.

Aangevuld met een aantal aanbevelingen om ruimte voor kleinschalige initiatieven te organiseren zodat zij de zorg kunnen (blijven) leveren die passend is bij de vraag van cliënten. Ook hebben we een gespreksfolder ontwikkeld als instrument voor (startende) kleinschalige initiatieven om het gesprek met gemeente, zorgkantoor en andere organisaties beter te stroomlijnen.

Dit artikel is onderdeel van het OPaZ magazine 'De Aanpakkers'. Een volledig overzicht van de artikelen is te vinden in het voorwoord van programmamanager Elke Buis.