In de zoektocht naar een passende woonzorgplek vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz) spelen veel partijen een rol. Zeker als het niet makkelijk lukt om een plek te vinden.
In het stappenplan hieronder staan de rollen en verantwoordelijkheden van cliëntondersteuners, zorgaanbieders en zorgkantoren bij het zoeken van een passende plek in complexe situaties. Dit stappenplan is uitgewerkt op basis van praktijkkennis van zorgbemiddelaars van zorgkantoren, zorgaanbieders en cliëntondersteuners.
Gebruik je het stappenplan voor het eerst? Lees dan vooraf het document Taken en verantwoordelijkheden bij het vinden van een passende woonzorgplek (PDF) voor een toelichting op het stappenplan.
Stappenplan
Situatie
De cliënt heeft een indicatie voor Wlz-zorg, maar er is nog geen zorgaanbieder die dossierhouder is.
Acties
De cliënt of vertegenwoordiger gaat – eventueel ondersteund door een onafhankelijke cliëntondersteuner – op zoek naar een aanbieder die passende zorg kan leveren. De cliënt meldt zich bij die aanbieder aan.
Het is belangrijk dat daarbij relevante en actuele informatie wordt aangeleverd: woonprofiel, wensprofiel, diagnostiek en eventueel informatie van het CCE. Het aanmeldformulier kan hierbij een rol spelen. Na aanmelding van een cliënt moet de zorgaanbieder binnen vijf of tien dagen beslissen of hij dossierhouder wordt.
|
Taak |
Beoogde zorgaanbieder |
Zorgkantoor |
Onafhankelijke cliëntondersteuner |
|
Cliënt informeren over ondersteuning door een onafhankelijke cliëntondersteuner |
X | ||
|
Praktische ondersteuning voor de cliënt bij het invullen van het aanmeldformulier |
X | ||
|
Cliënt informeren over de waarde van een voorkeursaanbieder en de voor de aanmelding benodigde informatie |
X |
Situatie
Bij een cliënt in zorg kan na verloop van tijd blijken dat de zorg niet (meer) passend is. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals een verandering in de zorgbehoefte, of incidenten met de cliënt of met naasten.
Acties
De zorgaanbieder moet dan eerst intern onderzoeken hoe de zorg binnen de eigen organisatie passend gemaakt kan worden. Bijvoorbeeld met de inzet van extra of gespecialiseerd personeel. Ook kan gekeken worden naar de leefomgeving van de cliënt, bijvoorbeeld door de kamer anders in te richten of hulpmiddelen in te zetten.
|
Taak |
Zorgaanbieder |
Zorgkantoor |
Onafhankelijke cliëntondersteuner |
|
Adviseren over de inzet van een onafhankelijke cliëntondersteuning (als er nog geen onafhankelijke cliëntondersteuner betrokken was) |
X | ||
|
Wanneer de kans groot is dat het complex wordt: vroegtijdig (al voor de escalatie dreigt) het zorgkantoor informeren over problemen op de huidige plek |
X Het doel van de escalatie bepaalt het logische communicatiekanaal. Ter kennisgeving? Dit kan bijvoorbeeld met een notitie in het systeem of een telefoontje waaruit duidelijk blijkt dat er op nog geen actie van het zorgkantoor gevraagd wordt. Zo is het zorgkantoor wel geïnformeerd over de situatie. Sparren? Kies dan voor telefonisch contact. |
Het zorgkantoor kan de zorgaanbieder advies geven, bijvoorbeeld over hoe om te gaan met een verstoorde relatie met naasten of suggesties voor de-escalatie. | |
|
Oplossingen op de huidige plek verkennen. Denk bijvoorbeeld aan inzet van een gedragsdeskundige, inzet van externe expertise van bijvoorbeeld CCE of COT, bemiddeling tussen cliënt en zorgaanbieder en/of een verkenning van de samenwerking met andere aanbieders. |
X |
Meedenken over meerzorg, mogelijke (maatwerk) woonzorg-arrangementen, inclusief de financiering hiervan. |
Meedenken en eventueel bemiddelen vanuit het perspectief van de cliënt. |
|
Vaststellen dat de huidige plek met huidige zorg niet langer passend is |
X |
Situatie
Het blijkt niet mogelijk om op de huidige plek passende zorg en ondersteuning te leveren. De zorgaanbieder gaat op zoek naar een plek bij een andere aanbieder.
Acties
|
Taak |
Zorgaanbieder |
Zorgkantoor |
Onafhankelijke cliëntondersteuner |
|
Zorgen dat de informatie over de cliënt volledig en up-to-date is (persoonsbeeld, indicatie, zorgvraag en woonzorgprofiel). |
X | ||
|
Bepalen wat de kenmerken zijn van de gewenste plek (benodigde expertise, kenmerken locatie, kenmerken zorg) |
X |
Aanwezig op verzoek of in belang van cliënt of wettelijk vertegenwoordiger. | |
|
Kennis delen over het aanbod van zorgaanbieders in andere regio’s |
X | ||
|
Eerste aanmeldronde: bellen met beoogde nieuwe aanbieders en verstrekken informatie |
X |
Het zorgkantoor bewaakt dat de juiste informatie wordt doorgegeven aan de volgende zorgaanbieder om te voorkomen dat het probleem zich louter verplaatst. | |
|
In uitzonderingsgevallen: verkennen van financieringsmogelijkheden voor zorg op nieuwe plek |
X Gedegen kostenraming maken. |
Meedenken en beoordelen van de kostenraming. |
Situatie
De reguliere stappen hebben niet geleid tot een passende plek.
Acties
De partijen gaan met elkaar in gesprek om andere mogelijkheden te verkennen.
|
Taak |
Zorgaanbieder |
Zorgkantoor |
Onafhankelijke cliëntondersteuner |
|
Heldere informatie op papier zetten over alles wat al is geprobeerd tot aan dit moment en dit delen met het zorgkantoor |
X | ||
|
Tweede aanmeldronde bij uitblijvend resultaat |
X Benutten van wachtlijstbemiddeling, waarbij geldt: zorgkantoren kunnen bemiddelen maar niet beslissen wie voorrang krijgt op een wachtlijst – dit is de keuze die de zorgaanbieder maakt. | ||
|
Creatieve oplossingen bedenken voor de voorliggende uitdagingen, zoals het uitwisselen van cliënten of personeel, of het formuleren van maatwerkarrangementen |
X |
Ondersteunen in het bedenken van creatieve oplossingen. |
Op verzoek van de zorgaanbieder of in het belang van de cliënt ondersteunen in het bedenken van creatieve oplossingen. |
|
Afspraken maken over de financiering van de bedachte oplossingen |
X | ||
|
Bij zorgbeëindiging door zorgaanbieders: toetsing afwijsgronden op kwaliteit van het proces. Let op: zie bijlage 1 van het document Rollen en verantwoordelijkheden voor meer informatie over de rol van het zorgkantoor bij zorgbeëindiging. |
X |
Situatie
Het is nog niet gelukt om een passende plek te vinden.
Acties
Dan kunnen alle betrokken personen bij elkaar gebracht worden in een Whole system in the room-bijeenkomst, bijvoorbeeld bij een zorgconferentie, MDO, taskforce of regiotafel. Deelnemers gaan daarbij pas weg als er een oplossing is. Zo kun je samen tot oplossingen en acties komen. Zie voor meer informatie: 'Whole system in the room' organiseren bij complexe casuïstiek.
Je kunt het stappenplan voor de Whole system in the room-bijeenkomst toepassen tijdens bijeenkomsten van een regiotafel, een zorgconferentie, een MDO of taskforce. Ook is het mogelijk om specifiek voor de betreffende casus een Whole system in the room-bijeenkomst te organiseren. Doel is hoe dan ook om samen met alle betrokkenen een maatwerkroute uit te werken. In alle gevallen is het raadzaam om het stappenplan te volgen, waarbij een grondige voorbereiding vaak een van de belangrijkste succesfactoren is.
|
Taak |
Zorgaanbieder |
Zorgkantoor |
Onafhankelijke cliëntondersteuner |
|
Deelnemers voor de bijeenkomst uitnodigen, locatie of online vergadering regelen, voorzitter en notulist aanwijzen |
X |
X | |
|
Actualiseren van overzicht van alles wat al is gedaan, met eventuele input van zorgkantoor |
X |
Op verzoek van zorgaanbieder. | |
|
Cliënt en/of vertegenwoordiger informeren over de bijeenkomst |
X |
Zorgkantoor kan deze taak uitvoeren op verzoek van zorgaanbieder, indien de relatie tussen aanbieder en cliënt verstoord is en er geen OCO is. |
In overleg met de zorgaanbieder bepalen wie cliënt informeert. |
|
Follow-up: monitoring van opvolging afspraken uit bijeenkomst |
X |
X |
Situatie
De Whole system in de room-bijeenkomst heeft geen oplossing opgeleverd.
Acties
Het is belangrijk om te checken of de bijeenkomst effectief is uitgevoerd: zijn alle kansen en de ruimte binnen de regels verkend; waren van de deelnemende organisaties personen met voldoende mandaat aanwezig? Eventueel kan opnieuw een Whole system in de room-bijeenkomst plaatsvinden, waar aanwezigen (met mandaat) samen een maatwerkroute uitwerken.
Opties om te verkennen zijn:
- Beargumenteerd afwijken van bepaalde inclusie- of exclusiecriteria die een zorgaanbieder hanteert.
- Een route ontwikkelen waarbij de cliënt eerst naar zorgaanbieder A gaat (bijvoorbeeld voor een detoxperiode of aanvullende diagnostiek) en vervolgens naar zorgaanbieder B voor langer verblijf.
- Proactief afspraken maken voor wanneer de situatie (onverhoopt) escaleert.
In dit stadium is gezamenlijke regie van de zorgaanbieder en het zorgkantoor van belang. De zorgaanbieder is meestal leidend omdat de cliënt daar nog in zorg is. Ook bij akkoord op een eenzijdige opzegging moet zorgcontinuïteit gewaarborgd worden en kan de cliënt pas uit zorg als er een (overbruggings)oplossing is.
|
Taak |
Zorgaanbieder |
Zorgkantoor |
Onafhankelijke cliëntondersteuner |
|
Evaluatie van de Whole system in the room-bijeenkomst |
X |
X | |
|
Plan van aanpak maken en creatieve oplossingen bedenken voor de voorliggende uitdagingen, zoals het uitwisselen van cliënten, personeel, maatwerkarrangementen, zo nodig met informeel advies van VWS. |
X |
Ondersteunen in het bedenken van creatieve oplossingen. |
Op verzoek van de zorgaanbieder of in het belang van de cliënt ondersteunen in het bedenken van creatieve oplossingen. |
|
Regie voeren op plan van aanpak |
X | ||
|
Uitvoering van het plan van aanpak monitoren, inclusief vervolgacties |
X |
Proactief contact zoeken met zorgaanbieder over voortgang vanuit zorg-plicht; zo nodig informeel advies vragen aan het Praktijkteam VWS. | |
|
Zorgkantoor informeren over de voortgang |
X |
|
Denk ook eens aan
Het is mogelijk om bij individuele casuïstiek informeel advies te vragen bij het Praktijkteam van het ministerie van VWS. Het ministerie heeft geen formele doorzettingsmacht om een oplossing te forceren, maar kan wel adviseren. Bijvoorbeeld bij onduidelijkheden over aanspraken, samenloop van wetgeving, verantwoordelijkheden van partijen en (on)mogelijkheden van gedwongen zorg. Ook kan het ministerie meedenken als afwijking van regelgeving wordt overwogen. Dit kan gedurende het hele proces van complexe casuïstiek.
Door betrokkenheid bij casussen, krijgt het Praktijkteam inzicht in casuïstiek waarvoor regelmatig geen oplossing wordt gevonden. Dit is input voor (door)ontwikkeling van beleid. Het Praktijkteam kan ook adviseren over de wenselijkheid van een melding bij de NZa.
Om casusoverstijgend te leren van praktijksituaties is het waardevol wanneer zorgkantoren, zorgaanbieders en onafhankelijke cliëntondersteuners periodiek reflecteren op de knelpunten uit de praktijk.
- In welke situaties lukt het niet om tot passend aanbod te komen?
- Zijn er patronen in type zorgvragen, domeinen en/of subregio’s?
- Is er een structureel tekort aan bepaald aanbod?
- Of zijn er juist rode draden in de situaties waarin het vanuit de samenwerking is gelukt om te komen tot passende oplossingen?
Zowel zorgaanbieders, zorgkantoren als onafhankelijke cliëntondersteuners kunnen het initiatief nemen voor een bijeenkomst waarin zij casusoverstijgend reflecteren op terugkerende knelpunten en de acties die dit vraagt. De uitkomsten van zo’n bijeenkomst kan helpen om te komen tot nieuwe werkafspraken tussen zorgaanbieders en zorgkantoren én geeft voeding aan de gesprekken op landelijk beleidsniveau.
Ook bij deze reflectie kan de organisator van de bijeenkomst het Praktijkteam van VWS betrekken om mee te denken en vragen om structurele knelpunten te agenderen binnen VWS.